Цели и задачи отдела административной работы

Отдел административной работы Главного управления Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Курганской области

1.    Общие положения

1.    Отдел административной работы Главного управления МЧС России по Курганской области (далее - отдел) является структурным подразделением Главного управления МЧС России по Курганской области (далее – Главное управление), осуществляющим организацию работы с документами.

2.    Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами МЧС России, Положением Главного управления, а также настоящим Положением.

3.    Отделу передаются в установленном порядке соответствующие материальные и технические средства, необходимые для своевременной и качественной реализации возложенных на него полномочий, а также обеспечивается доступ к соответствующим информационным базам данных, системам связи и коммуникаций.

4.    Отдел возглавляется начальником отдела и подчиняется начальнику Главного управления и его заместителям.

5.    Деятельность сотрудников отдела регламентируется должностными инструкциями, утвержденными начальником Главного управления.

2.    Основные задачи отдела

6.    Реализация государственной политики в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах на территории Курганской области;

7.    Организация, ведение и совершенствование в Главном управлении делопроизводства, архивного и иного хранения документов с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД);

8.    Организация контроля за исполнением поручений в Главном управлении;

9.    Организация текущего и перспективного планирования в Главном управлении;

10.    Организационное обеспечение деятельности комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности Курганской области, коллегии Главного управления, Общественного совета при Главном управлении (далее - совещательные и координационные органы);

11.    Организация работы архива Главного управления.

3.   Функции отдела

12.    Разработка проекта приказа об организации делопроизводства, контроля и архивной работы в Главном управлении.

13.    Разработка положения об отделе.

14.    Организация разработки ежегодного плана основных мероприятий в области гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах в Курганской области.

15.    Организация разработки плана основных мероприятий Главного управления и контроль за его выполнением.

16.    Организация разработки положения об Общественном совете при Главном управлении.

17.    Организация разработки проекта приказа об организации внутренней деятельности в Главном управлении.

18.    Разработка порядка приема и отправки корреспонденции в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни.

19.    Осуществление экспедиционной обработки поступающих и исходящих документов: прием, первичная обработка и отправка корреспонденции (почтовая связь, фельдъегерская связь).

20.    Организация своевременного доведения документов до соответствующих структурных подразделений Главного управления.

21.    Обеспечение в установленном порядке формирования электронной базы данных СЭД путем внесения информации о документах в СЭД, сканирования и создания электронных образов документов.

22.    Осуществление регистрации и учета прохождения входящих документов, с использованием СЭД, распределение поступающих документов (в электронной форме или на бумажном носителе).

23.    Осуществление обеспечения получения документов по системе межведомственного электронного документооборота и информационным системам общего пользования.

24.    Осуществление в установленном порядке регистрации, оформления, рассылки и хранения распорядительных и внутренних документов Главного управления (протоколы, приказы по основной деятельности, распоряжения, докладные записки).

25.    Осуществление учета, регистрации в СЭД и отправки по СЭД исходящих документов после проверки правильности их оформления.

26.    Осуществление контроля за ходом исполнения документов и поручений, который включает постановку поручений на контроль, реализацию проверочных мероприятий, применяемых в целях получения своевременной и достоверной информации о ходе исполнения поручений, учет, обобщение и анализ полученной информации, снятие поручений с контроля.

27.    Осуществление контроля в пределах компетенции за соблюдением в Главном управлении требований законодательства Российской Федерации по вопросам обращения со служебной информацией ограниченного распространения.

28.    Осуществление согласования (визирование) в пределах своей компетенции распорядительных, внутренних и исходящих документов, подготовленных структурными подразделениями Главного управления за подписью начальника Главного управления.

29.    Осуществление анализа соответствия функций структурных подразделений Главного управления функциям Главного управления и подготовки предложений по изменению функций структурных подразделений Главного управления в пределах компетенции отдела.

30.    Осуществление редактирования проектов документов перед представлением их на доклад начальнику Главного управления.

31.    Осуществление анализа, подготовки и систематизации сведений о состоянии контрольных поручений и исполнительской дисциплины для представления руководству.

32.    Осуществление подготовки аналитических справок, предложений и других материалов по вопросам контроля исполнения поручений и повышения уровня исполнительской дисциплины.

33.    Осуществление контроля прохождения документов, подготовки руководству отчетов об исполненных и находящихся на исполнении документах.

34.    Ведение статистического учета поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов.

35.    Осуществление контроля за своевременным списанием в дело (с использованием СЭД) исполненных документов.

36.    Разработка номенклатуры дел с использованием СЭД.

37.    Осуществление формирования, оформления, учета, хранения дел по номенклатуре.

38.    Проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.

39.    Проведение проверок структурных подразделений Главного управления, по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

40.    Подготовка писем, справок, материалов к совещаниям по вопросам компетенции отдела.

41.    Проведение консультаций по организации делопроизводства, архивной работы и электронного документооборота для сотрудников Главного управления.

42.    Обеспечение работы архива Главного управления.

43.    Разработка положения об экспертной комиссии Главного управления.

44.    Разработка положения об архиве Главного управления.

45.    Обеспечение работы экспертной комиссии Главного управления.

46.    Осуществление комплектования архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве, приема упорядоченных документов структурных подразделений.

47.    Осуществление учета и обеспечение сохранности документов.

48.    Осуществление создания научно-справочного аппарата к документам архива.

49.    Обеспечение использования хранящихся в архиве документов: организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений Главного управления, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведение учета и анализа использования документов.

50.    Обеспечение защиты государственной тайны при ведении архивной работы.

51.    Обеспечение подготовки и своевременной передачи дел на хранение в Центральный архив МЧС России.

52.    Проведение    экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение, осуществление уничтожения в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения.

53.    Произведение отбора и уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению.

54.    Осуществление проверки правильности формирования и оформления дел, организации их хранения в структурных подразделениях Главного управления.

55.    Оказание методической и практической помощи структурным подразделениям Главного управления в работе с документами.

56.    Участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства.

57.    Осуществление документационного и протокольного оформления заседаний совещательных и координационных органов, совещаний под руководством начальника Главного управления.

58.    Осуществление     координации деятельности структурных подразделений Главного управления по вопросам планирования и проведения заседаний совещательных и координационных органов, совещаний с участием руководства Главного управления.

59.    Обеспечение защиты персональных данных, обрабатываемых в отделе.

60.    Организация закупки имущества, материальных и других средств.

61.    Осуществление учета, хранения и использования печатей для несекретного делопроизводства.

62.    Осуществление мер по охране труда и технике безопасности.

63.    Осуществление контроля за соблюдением правил охраны труда личным составом.