Функции отдела административной работы
Функции отдела административной работы
Отдел административной работы Главного управления Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Курганской области
1. Общие положения
1. Отдел административной работы является структурным подразделением Главного управления Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Курганской области (далее – отдел).
2. Отдел подчинен начальнику Главного управления МЧС России по Курганской области (далее - Главное управление) и первому заместителю начальника Главного управления.
3. В своей деятельности отдел руководствуется общепризнанными принципами и нормами международного права, Конституцией Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами МЧС России, приказами Главного управления, Положением.
4. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями Главного управления, территориальными органами МЧС России, структурными подразделениями центрального аппарата МЧС России, организациями, входящими в систему МЧС России, а также с органами военного командования, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами государственной власти Курганской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Курганской области, общественными объединениями и организациями.
5. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в установленном порядке.
6. В структуру отдела входит отделение федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы по документообороту и делопроизводству.
2. Функции отдела
7. Участие в разработке и реализации плана приведения в готовность гражданской обороны и плана гражданской обороны Главного управления.
8. Участие в организации в пределах своей компетенции работы по предупреждению и экстренному реагированию на чрезвычайные ситуации.
9. Осуществление делопроизводства в Главном управлении МЧС России, в том числе с использованием системы электронного документооборота и иных информационных систем.
10. Организация контроля за исполнением поручений в Главном управлении.
11. Осуществление текущего планирования деятельности Главного управления.
12. Организационное обеспечение деятельности коллегии Главного управления, Общественного совета при Главном управлении (далее - совещательные и координационные органы).
13. Организация работы архива Главного управления.
14. Разработка проекта приказа об организации делопроизводства, контроля и архивной работы в Главном управлении.
15. Осуществление документационного обеспечения деятельности Главного управления МЧС России, в том числе с использованием информационных систем.
16. Организация работы по разработке положений о структурных подразделениях Главного управления и других организационно-планирующих документов в пределах своей компетенции.
17. Разработка положения об отделе.
18. Организация разработки плана основных мероприятий Главного управления и контроль за его выполнением.
19. Организация разработки положения об Общественном совете при Главном управлении.
20. Организация разработки проекта приказа об организации повседневной деятельности Главного управления.
21. Издание в пределах своей компетенции приказов по вопросам организации деятельности Главного управления, обеспечение контроля за их выполнением.
22. Организация проведения заседаний Коллегии Главного управления.
23. Разработка порядка приема и отправки корреспонденции в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни.
24. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и исходящих документов: прием, первичная обработка и отправка корреспонденции (почтовая связь, фельдъегерская связь).
25. Организация своевременного доведения документов до соответствующих структурных подразделений Главного управления.
26. Обеспечение в установленном порядке формирования электронной базы данных СЭД путем внесения информации о документах в СЭД, сканирования и создания электронных образов документов.
27. Осуществление регистрации и учета прохождения входящих документов, с использованием СЭД, распределение поступающих документов (в электронной форме или на бумажном носителе).
28. Осуществление обеспечения получения документов по системе межведомственного электронного документооборота и информационным системам общего пользования.
29. Осуществление в установленном порядке регистрации, оформления, рассылки и хранения распорядительных и внутренних документов Главного управления (протоколы, приказы по основной деятельности, распоряжения, докладные записки).
30. Осуществление учета, регистрации в СЭД и отправки по СЭД исходящих документов после проверки правильности их оформления.
31. Осуществление контроля за ходом исполнения документов и поручений, который включает постановку поручений на контроль, реализацию проверочных мероприятий, применяемых в целях получения своевременной и достоверной информации о ходе исполнения поручений, учет, обобщение и анализ полученной информации, снятие поручений с контроля.
32. Осуществление контроля в пределах компетенции за соблюдением в Главном управлении требований законодательства Российской Федерации по вопросам обращения со служебной информацией ограниченного распространения.
33. Обеспечение проведения мероприятий по защите служебной информации, в том числе информации ограниченного распространения и информации, доступ к которой ограничен законодательством Российской Федерации.
34. Осуществление согласования (визирование) в пределах своей компетенции распорядительных, внутренних и исходящих документов, подготовленных структурными подразделениями Главного управления за подписью начальника Главного управления.
35. Осуществление анализа соответствия функций структурных подразделений Главного управления функциям Главного управления и подготовки предложений по изменению функций структурных подразделений Главного управления в пределах компетенции отдела.
36. Осуществление редактирования проектов документов перед представлением их на доклад начальнику Главного управления.
37. Осуществление анализа, подготовки и систематизации сведений о состоянии контрольных поручений и исполнительской дисциплины для представления руководству.
38. Осуществление подготовки аналитических справок, предложений и других материалов по вопросам контроля исполнения поручений и повышения уровня исполнительской дисциплины.
39. Осуществление контроля прохождения документов, подготовки руководству отчетов об исполненных и находящихся на исполнении документах.
40. Ведение статистического учета поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов.
41. Осуществление контроля за своевременным списанием в дело (с использованием СЭД) исполненных документов.
42. Разработка номенклатуры дел с использованием СЭД.
43. Осуществление формирования, оформления, учета, хранения дел по номенклатуре.
44. Проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.
45. Проведение проверок структурных подразделений Главного управления, по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.
46. Подготовка писем, справок, материалов к совещаниям по вопросам компетенции отдела.
47. Проведение консультаций по организации делопроизводства, архивной работы и электронного документооборота для сотрудников Главного управления.
48. Образование архива Главного управления и осуществление комплектования, учета, хранения и использования архивных документов, образующихся в деятельности Главного управления, в том числе с использованием системы хранения электронных документов и иных информационных систем;
49. Обеспечение работы архива Главного управления.
50. Разработка положения об экспертной комиссии Главного управления.
51. Разработка положения об архиве Главного управления.
52. Обеспечение работы экспертной комиссии Главного управления.
53. Осуществление работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, связанных с деятельностью Главного управления, а также делопроизводство.
54. Осуществление комплектования архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве, приема упорядоченных документов структурных подразделений.
55. Осуществление учета и обеспечение сохранности документов.
56. Осуществление создания научно-справочного аппарата к документам архива.
57. Обеспечение использования хранящихся в архиве документов: организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений Главного управления, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведение учета и анализа использования документов.
58. Обеспечение защиты государственной тайны при ведении архивной работы.
59. Обеспечение передачи на депозитарное хранение в Центральный архив МЧС России архивных документов Главного управления МЧС России, в том числе отнесенных к Архивному фонду Российской Федерации.
60. Проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение, осуществление уничтожения в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения.
61. Произведение отбора и уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению.
62. Осуществление проверки правильности формирования и оформления дел, организации их хранения в структурных подразделениях Главного управления.
63. Оказание методической и практической помощи структурным подразделениям Главного управления в работе с документами.
64. Участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства.
65. Осуществление документационного и протокольного оформления заседаний совещательных и координационных органов, совещаний под руководством начальника Главного управления.
66. Осуществление координации деятельности структурных подразделений Главного управления по вопросам планирования и проведения заседаний совещательных и координационных органов, совещаний с участием руководства Главного управления.
67. Обеспечение защиты персональных данных, обрабатываемых в отделе.
68. Организация закупки имущества, материальных и других средств.
69. Осуществление учета, хранения и использования печатей для несекретного делопроизводства.
70. Осуществление мер по охране труда и технике безопасности.
71. Осуществление контроля за соблюдением правил охраны труда личным составом.
72. Участие в разработке планов мероприятий, выполняемых при нарастании угрозы агрессии против Российской Федерации до объявления мобилизации в Российской Федерации и перевода Главного управления на работу в условиях военного времени.
73. Осуществление сбора и обработки оперативной и плановой информации.
74. Организация участия в проведении заседаний коллегии МЧС России.
75. Осуществление в пределах своей компетенции мер по противодействию терроризму.
76. Осуществление закупки товаров, работ, услуг в соответствии с законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.
77. Участие в осуществлении поддержания мобилизационной готовности Главного управления МЧС России.
78. Участие в осуществлении реализации в Главном управлении мероприятий, направленных на устойчивое функционирование и безопасность системы связи, сетей шифрованной связи, информационных систем и информационно-коммуникационной инфраструктуры Главного управления, а также выполнения требований по защите информации, в том числе от возможного нанесения материального, репутационного или иного ущерба посредством случайного или преднамеренного несанкционированного вмешательства в процесс функционирования информационных систем и информационно-коммуникационной инфраструктуры, используемых в Главном управлении, или несанкционированного доступа к циркулирующей в них информации и ее несанкционированного использования.
79. Участие в обеспечении выполнения мероприятий по антитеррористической защищенности объектов Главного управления.
80. Участие в организации и проведении комплекса мероприятий по подготовке пунктов управления к работе в мирное и военное время.
81. Участие в организации и обеспечении мобилизационной подготовки и мобилизации Главного управления.
82. Участие в организации и осуществлении подготовки, переподготовки и повышения квалификации военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России, сотрудников ФПС, федеральных государственных гражданских служащих и работников (далее - личный состав) Главного управления, в том числе в учреждениях, осуществляющих образовательную деятельность в системе МЧС России.
83. Участие в организации работы по профилактике коррупционных и иных правонарушений в Главном управлении.
84. Участие в рассмотрении обращений граждан, поступивших в письменной и электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», а также устных обращений граждан по вопросам осуществления деятельности Главного управления.
85. Участие в осуществлении управления гражданской обороной на территории субъекта Российской Федерации.
86. Участие в проведении аварийно-спасательных работ при чрезвычайных ситуациях и происшествиях.
